RCP – co to jest rejestracja czasu pracy
Skrót RCP oznacza rejestrację czasu pracy, czyli zapisywanie, kiedy pracownik zaczyna i kończy pracę. To pojęcie często myli się z ewidencją czasu pracy, a to nie to samo. Wyjaśniamy różnicę i podpowiadamy, jaki sposób rejestracji wybrać.
RCP a ewidencja czasu pracy
- Ewidencja czasu pracy jest obowiązkowa (art. 149 Kodeksu pracy). To rozliczenie: ile godzin pracownik przepracował w każdej dobie, ile było nadgodzin, pracy w nocy, w niedziele i święta, urlopów i nieobecności.
- RCP to narzędzie, które zbiera dane do tej ewidencji: godziny wejścia i wyjścia, przerwy, wyjścia służbowe.
Przepisy nie nakazują używania systemu RCP. Pracodawca może prowadzić ewidencję na podstawie listy obecności, grafiku i zgłoszeń pracowników. RCP po prostu sprawia, że dane są dokładniejsze i trudniej je podważyć.
Rodzaje systemów RCP
| Sposób | Zalety | Na co uważać |
|---|---|---|
| Lista obecności na papierze | tania, prosta | brak godzin, łatwo o pomyłki, ręczne przepisywanie |
| Karty lub breloki zbliżeniowe i czytnik | szybkie odbicie przy wejściu | koszt czytnika, karty bywają pożyczane |
| Kod PIN na terminalu | bez kart | kod można podać koledze |
| Aplikacja w telefonie lub komputerze | bez sprzętu, działa też w terenie i w pracy zdalnej | trzeba ustalić zasady korzystania z prywatnych telefonów |
| Odcisk palca lub twarz (biometria) | trudno oszukać | szczególne dane osobowe – patrz niżej |
Uwaga na odciski palców
Odcisk palca i obraz twarzy to dane biometryczne, czyli szczególna kategoria danych osobowych. Kodeks pracy (art. 22¹b) pozwala je przetwarzać w wąskich przypadkach i co do zasady tylko za zgodą pracownika, a brak zgody nie może być podstawą gorszego traktowania. Biometria tylko do zwykłego „odbijania się” w pracy budzi wątpliwości Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Do zwykłej ewidencji bezpieczniej wybrać kartę, PIN albo aplikację.
Co powinien umieć dobry system RCP
- Zapisywać godziny od–do, a nie tylko „obecny/nieobecny”.
- Pokazywać pracownikowi jego czas i braki na bieżąco.
- Wyliczać nadgodziny 50% i 100%, porę nocną, niedziele i święta.
- Uwzględniać grafik pracy i urlopy.
- Pozwalać kierownikowi zaakceptować okres przed wysłaniem do płac.
- Eksportować dane do Excela i programu płacowego.
- Trzymać dane w UE, z kopią zapasową i historią zmian.
RCP w Tempio
Tempio działa jak RCP w telefonie lub komputerze, bez zakupu czytników. Pracownik zapisuje godzinę rozpoczęcia i zakończenia pracy (albo uruchamia stoper), a program na tej podstawie prowadzi ewidencję czasu pracy z nadgodzinami, grafikiem i nieobecnościami. Dane możesz wyeksportować do pliku RCP dla Comarch ERP Optima, do Excela albo Power BI.
Sprawdź w wersji demo albo załóż konto na 14 dni za darmo.
Artykuł ma charakter informacyjny (stan na październik 2026 r.). Przy wdrażaniu RCP opisz zasady w regulaminie pracy i poinformuj pracowników, jakie dane są zbierane.