Ewidencja czasu pracy – obowiązki pracodawcy
Ewidencja czasu pracy to jeden z dokumentów, o które inspektor Państwowej Inspekcji Pracy pyta najczęściej. Wynika wprost z Kodeksu pracy i dotyczy każdego pracodawcy – także firmy, która zatrudnia jedną osobę. Poniżej zebraliśmy, co trzeba wiedzieć, żeby prowadzić ją poprawnie i bez nerwów.
Kto musi prowadzić ewidencję czasu pracy
Zgodnie z art. 149 § 1 Kodeksu pracy pracodawca prowadzi ewidencję czasu pracy pracownika, żeby prawidłowo ustalić jego wynagrodzenie i inne świadczenia związane z pracą. Obowiązek dotyczy wszystkich osób zatrudnionych na umowę o pracę, niezależnie od wymiaru etatu.
Pracodawca musi też udostępnić ewidencję pracownikowi na każde jego żądanie.
Przy umowach zlecenia obowiązuje osobna zasada: strony ustalają sposób potwierdzania liczby przepracowanych godzin, a zleceniobiorca przedstawia ich liczbę (wynika to z przepisów o minimalnej stawce godzinowej). W praktyce wygodnie jest prowadzić te godziny w tym samym systemie co ewidencję pracowników.
Co musi zawierać ewidencja
Karta ewidencji czasu pracy obejmuje w szczególności:
- pracę w poszczególnych dobach, w tym pracę w niedziele i święta, w porze nocnej i w godzinach nadliczbowych,
- pracę w dniach wolnych wynikających z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy,
- dyżury,
- urlopy i zwolnienia od pracy,
- inne usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności.
Choć przepisy nie zawsze wymagają zapisu godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy, w praktyce warto je zapisywać. Dopiero godziny od–do pozwalają bez wątpliwości wyliczyć nadgodziny dobowe, porę nocną i odpoczynek, a w razie sporu są najlepszym dowodem.
Kiedy ewidencja jest uproszczona
Dla pracowników objętych zadaniowym czasem pracy, pracowników zarządzających zakładem pracy w imieniu pracodawcy oraz osób otrzymujących ryczałt za godziny nadliczbowe lub pracę w porze nocnej nie ewidencjonuje się godzin pracy (art. 149 § 2 Kodeksu pracy). Nadal trzeba jednak odnotowywać urlopy, zwolnienia i inne nieobecności.
Papier czy program?
Ewidencję można prowadzić w formie papierowej albo elektronicznej. Od 2019 roku dokumentacja pracownicza może być prowadzona elektronicznie, więc program do ewidencji czasu pracy jest w pełni dopuszczalny – pod warunkiem, że dane są kompletne, zabezpieczone i można je w każdej chwili wydrukować lub przekazać pracownikowi.
Jak długo przechowywać ewidencję
Ewidencja czasu pracy jest częścią dokumentacji pracowniczej, więc obowiązują ją te same zasady przechowywania. Dla osób zatrudnionych od 1 stycznia 2019 roku to co do zasady 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym zakończyło się zatrudnienie. W systemie elektronicznym trzeba więc zadbać o kopie zapasowe i możliwość eksportu danych.
Jakie kary grożą za brak ewidencji
Nieprowadzenie dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy, w tym ewidencji czasu pracy, jest wykroczeniem przeciwko prawom pracownika (art. 281 Kodeksu pracy). Grozi za nie grzywna od 1 000 do 30 000 zł. Dużo większym problemem bywa jednak spór o nadgodziny: bez rzetelnej ewidencji trudno udowodnić, ile pracownik faktycznie pracował.
Najczęstsze błędy
- Wpisywanie stałych „8 godzin” zamiast faktycznego czasu pracy.
- Brak oznaczenia pracy w niedziele, święta i w porze nocnej.
- Nadgodziny rozliczane „na oko” albo dopiero na koniec roku.
- Ewidencja w kilku plikach, które różnią się od siebie.
- Brak kopii zapasowej – awaria komputera oznacza utratę danych z kilku lat.
Jak może pomóc Tempio
W Tempio pracownicy zapisują godziny od–do w telefonie lub komputerze, a program sam wylicza nadgodziny 50% i 100%, porę nocną, pracę w niedziele i święta oraz braki do normy. Kierownik akceptuje miesiąc, a gotowe dane trafiają do Excela albo do programu płacowego (np. Comarch ERP Optima). Możesz to sprawdzić w wersji demo albo przez 14 dni za darmo.
Artykuł ma charakter informacyjny i opisuje ogólne zasady (stan na październik 2026 r.). W sprawach dotyczących konkretnego pracownika skonsultuj się z kadrową, biurem rachunkowym albo prawnikiem.