Tempio

Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych (art. 28 RODO)

Wersja z dnia 25.10.2026

Zawierana między Klientem (administratorem) a Usługodawcą Tempio (podmiotem przetwarzającym). Stanowi załącznik do Regulaminu i jest akceptowana przy zakładaniu konta.

§1. Strony i przedmiot

  1. Administratorem jest Klient. Podmiotem przetwarzającym jest właściciel serwisu Tempio, kontakt: e-mail kontakt@tempio.pl, tel. 792 151 719 (dalej: „Procesor”).
  2. Administrator powierza Procesorowi przetwarzanie danych osobowych w zakresie niezbędnym do świadczenia usługi Tempio zgodnie z Regulaminem.

§2. Zakres powierzenia

  1. Charakter i cel: przechowywanie i udostępnianie w aplikacji danych o czasie pracy, projektach i użytkownikach; prowadzenie ewidencji czasu pracy i grafiku pracy; wyliczanie godzin (w tym nadliczbowych, w porze nocnej, w niedziele, święta i dni wolne, dyżurów i braków); generowanie raportów, zestawień i plików dla programów płacowych; import list pracowników z plików Administratora; przekazywanie danych na polecenie Administratora do miejsc przez niego wskazanych (§3 pkt 9).
  2. Kategorie osób: pracownicy, zleceniobiorcy i współpracownicy Administratora oraz osoby kontaktowe jego klientów.
  3. Kategorie danych:
    • dane identyfikacyjne i kontaktowe: imię i nazwisko, adres e-mail, login, numer wewnętrzny (identyfikator pracownika, także numer karty RCP w programie płacowym);
    • dane organizacyjne: stanowisko lub rola w aplikacji, dział lub zespół, przełożony, rodzaj współpracy (np. umowa o pracę, zlecenie), wymiar etatu, system czasu pracy, data rozpoczęcia i zakończenia pracy lub współpracy, stawka godzinowa (jeśli Administrator ją wprowadzi);
    • dane o czasie pracy: wpisy czasu z godzinami rozpoczęcia i zakończenia, przypisane projekty i zadania z opisami, grafik pracy (zaplanowane zmiany i dni wolne), dyżury, wyliczenia (godziny nadliczbowe, w porze nocnej, w niedziele, święta i dni wolne, braki), statusy akceptacji okresów;
    • nieobecności: rodzaj (np. urlop wypoczynkowy, zwolnienie lekarskie, opieka nad dzieckiem) i okres, bez diagnoz i innych informacji o stanie zdrowia;
    • dane techniczne: adres IP, logi i dziennik zdarzeń, dane uwierzytelniania (skróty haseł, ustawienia logowania dwuskładnikowego);
    • tylko po włączeniu integracji przez użytkownika: podstawowe dane wydarzeń z kalendarza (tytuł, czas rozpoczęcia i zakończenia) oraz zaszyfrowane tokeny dostępu do kalendarza, Dysku Google lub OneDrive.
  4. Procesor nie przetwarza danych szczególnych kategorii poza informacją o fakcie nieobecności z powodu zwolnienia lekarskiego, którą Administrator przetwarza jako pracodawca na podstawie art. 9 ust. 2 lit. b RODO w związku z przepisami prawa pracy. Administrator zobowiązuje się nie wprowadzać do Usługi diagnoz, kodów chorób ani innych danych szczególnych kategorii.
  5. Czas trwania: na czas obowiązywania umowy o świadczenie Usługi.

§3. Obowiązki Procesora

Procesor zobowiązuje się:

  1. przetwarzać dane wyłącznie na udokumentowane polecenie Administratora (poleceniem są Regulamin i korzystanie z funkcji Usługi);
  2. zapewnić, że osoby upoważnione do przetwarzania są zobowiązane do zachowania poufności;
  3. stosować środki bezpieczeństwa odpowiednie do ryzyka (art. 32 RODO), w szczególności: szyfrowane połączenia (HTTPS), hasła przechowywane w postaci zaszyfrowanej (hash), ograniczone uprawnienia dostępu, regularne kopie zapasowe, aktualizacje oprogramowania; szczegóły opisuje Załącznik nr 1;
  4. pomagać Administratorowi w realizacji praw osób, których dane dotyczą, oraz w obowiązkach z art. 32–36 RODO;
  5. zgłaszać Administratorowi naruszenie ochrony danych bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu 48 godzin od jego stwierdzenia;
  6. po zakończeniu umowy zgodnie z Regulaminem (§5 ust. 4) usunąć dane albo zwrócić je Administratorowi, według jego wyboru, oraz usunąć istniejące kopie, chyba że przepisy nakazują ich przechowywanie;
  7. udostępniać Administratorowi informacje niezbędne do wykazania spełnienia obowiązków oraz umożliwić audyty, w tym inspekcje, po uprzednim uzgodnieniu terminu (nie częściej niż raz w roku, chyba że doszło do naruszenia);
  8. niezwłocznie informować Administratora, jeśli uzna, że jego polecenie narusza RODO lub inne przepisy o ochronie danych; Procesor może wstrzymać wykonanie takiego polecenia do czasu jego potwierdzenia lub zmiany;
  9. przekazywać dane do miejsc wskazanych przez Administratora wyłącznie na jego polecenie. Poleceniem jest w szczególności: utworzenie tokenu dostępu do eksportu (Power BI, Excel), połączenie Dysku Google lub OneDrive i ustawienie codziennego eksportu, pobranie pliku dla programu płacowego, połączenie kalendarza przez użytkownika. Miejsca te (konta i usługi Administratora lub wskazanych przez niego podmiotów) nie są dalszymi podmiotami przetwarzającymi Procesora; o dostępie do nich i dalszym przetwarzaniu danych decyduje Administrator, który za to odpowiada. Procesor przechowuje tokeny dostępu w postaci zaszyfrowanej albo jako skrót i umożliwia Administratorowi ich unieważnienie w każdej chwili.

§4. Podpowierzenie

  1. Administrator wyraża ogólną zgodę na korzystanie z dalszych podmiotów przetwarzających. Aktualna lista na dzień zawarcia umowy:
    • OVH SAS, Francja – hosting i serwery (centrum danych w UE);
    • Sendinblue SAS (Brevo), Francja – wysyłka e-maili systemowych (zaproszenia, reset hasła, przypomnienia);
  2. Procesor informuje o zamiarze zmiany podwykonawców z co najmniej 14-dniowym wyprzedzeniem; Administrator może w tym czasie zgłosić uzasadniony sprzeciw.
  3. Procesor nakłada na podwykonawców te same obowiązki ochrony danych i odpowiada za ich wykonanie.

§5. Przekazywanie poza EOG

Procesor nie przekazuje danych poza Europejski Obszar Gospodarczy, chyba że dostawca zapewnia odpowiednie zabezpieczenia (standardowe klauzule umowne lub decyzja o odpowiednim poziomie ochrony), o czym Procesor informuje Administratora.

§6. Obowiązki Administratora

Administrator oświadcza, że ma podstawę prawną do powierzenia danych oraz że poinformował osoby, których dane dotyczą, o przetwarzaniu ich danych w Usłudze. Administrator odpowiada za bezpieczeństwo swoich danych logowania, włącza uwierzytelnianie dwuskładnikowe dla kont właścicielskich i niezwłocznie odbiera dostęp osobom nieuprawnionym. Po otrzymaniu zawiadomienia o naruszeniu ochrony danych Administrator samodzielnie ocenia obowiązek zgłoszenia do organu nadzorczego (w terminie 72 godzin) i zawiadomienia osób, których dane dotyczą.

§7. Odpowiedzialność i postanowienia końcowe

  1. Każda ze stron odpowiada za naruszenie przepisów RODO zgodnie z jego postanowieniami; w relacjach między stronami obowiązuje ograniczenie odpowiedzialności z Regulaminu, w granicach dozwolonych prawem. Procesor nie odpowiada za szkody wynikające z wykonania poleceń Administratora, z działań lub zaniechań Administratora i jego użytkowników (w tym wykorzystania prawidłowych danych logowania przez osoby nieuprawnione) ani z danych wprowadzonych do Usługi bez podstawy prawnej. Postanowienie to nie wyłącza odpowiedzialności, której nie można wyłączyć z mocy prawa, w tym wobec osób, których dane dotyczą, i organu nadzorczego.
  2. W sprawach nieuregulowanych stosuje się RODO i prawo polskie.
  3. Umowa wchodzi w życie z chwilą założenia konta przez Administratora i obowiązuje do zakończenia świadczenia Usługi oraz usunięcia danych.

Załącznik nr 1 do umowy powierzenia – środki techniczne i organizacyjne

  • szyfrowane połączenia (HTTPS/TLS); hasła przechowywane jako skrót (hash);
  • rozdzielenie danych poszczególnych Administratorów w systemie oraz testowanie tego rozdzielenia;
  • kontrola dostępu oparta na rolach i zasada najmniejszych uprawnień; uwierzytelnianie dwuskładnikowe dla kont właścicielskich i administracyjnych;
  • rejestrowanie zdarzeń dotyczących bezpieczeństwa (np. logowania), z ograniczonym okresem przechowywania;
  • kopie zapasowe wykonywane codziennie: u dostawcy serwera oraz kopia poza nim – na zaszyfrowanym dysku sprzętu Procesora w Polsce, dostępnym wyłącznie dla Procesora; okresowy test odtworzenia;
  • serwery w Unii Europejskiej; dostęp administracyjny wyłącznie kluczami, zapora sieciowa, baza danych niedostępna z internetu;
  • regularne aktualizacje oprogramowania i monitorowanie podatności;
  • procedura obsługi naruszeń ochrony danych, w tym informowanie Administratora w ciągu 48 godzin;
  • usuwanie danych po zakończeniu umowy zgodnie z Regulaminem.